Plus possible, pour les particuliers, de se débarrasser de documents en les mettant à la poubelle. Tri oblige, il est nécessaire de trouver des containers dédiés disposés à divers endroits de la commune. Mais est-ce aussi simple pour les entreprises ?
Documents en grand nombre en entreprise : comment faire pour s’en débarrasser ?
Si les particuliers ont une solution toute trouvée pour se débarrasser de documents papier divers, ils doivent cependant faire attention. La nature même des documents doit les inciter à la prudence, notamment lorsqu’il s’agit de documents bancaires ou encore médicaux, entre autres exemples.
C’est exactement la même chose pour les entreprises, à ceci près qu’elles doivent respecter un cadre légal.
En effet, en vertu du RGPD, il est essentiel de prêter une attention toute particulière aux données personnelles de leurs clients, de leurs fournisseurs et tout autre usager fréquentant leur entreprise et susceptible de leur avoir envoyé des documents papier.
Outre les données personnelles, on peut parfois trouver, selon la structure, des données que l’on qualifie de sensibles. Parce qu’elles peuvent être récupérées par des tiers, à des fins d’exploitation, il est nécessaire que les documents papier ne puissent pas être reconstitués. Même si on s’est doté d’un destructeur de documents de niveau 7, il peut être très chronophage de détruire une masse importante d’archives. Cela peut arriver lors du tri et du récolement de ces dernières.
Le fait de s’interroger sur le terme récolement doit questionner l’entrepreneur qui lit ces lignes. Est-il à jour de l’organisation de ses archives papier ? Cela est important, surtout s’il est en train d’envisager de les numériser. Voyons quelles sont les solutions possibles pour remédier à ce problème.
Les choses à savoir quant à la destruction d’archives professionnelles
Oublions d’entrée de jeu le fait de demander à un salarié de s’en occuper et donc de privilégier une solution interne. N’est pas archiviste qui veut et les études sont éloquentes dans ce domaine : beaucoup de professionnels jettent par mégarde des documents importants et en paient ensuite les conséquences notamment en cas de contrôle ou de litige.
Chaque document fait partie d’une catégorie d’archives et à ce titre doit être conservé pendant une durée donnée. Après cela, il est possible de les jeter ou plutôt de les supprimer.
Pour répondre aux diverses obligations du RGPD et ne pas digitaliser des documents sans intérêt ou sans valeur, il est important de se faire aider par des sociétés spécialisées : les sociétés d’archivage.
Dépoussiérage, désamiantage ; dans certaines situations ; des archives, tri, suppression, mais aussi classement avant numérisation sont leur lot quotidien.
Elles possèdent les outils pour digitaliser toutes sortes de documents papier, mais aussi d’autres pour les supprimer, pour que personne ne puisse tirer profit des données qu’ils comportent.
Une vraie respiration pour les entrepreneurs qui s’imaginaient peut-être obligés de faire un feu de joie dans la cour de leur entreprise (c’est interdit, bien entendu) pour trouver une solution définitive.
Recourir à une entreprise d’archivage permet donc de trouver solution à différents problèmes concernant les archives papier, mais aussi les archives numériques qui sont leur pendant moderne et doivent avoir une incidence sur la productivité de la structure. Comment trouver la meilleure GED, comment mettre en place des niveaux d’accréditation pour ne permettre qu’à des personnes triées sur le volet d’accéder à certains documents sont autant de points qui peuvent être vus avec ces prestataires spécialisés.
L’avantage, outre la foule de services, est bien entendu qu’en passant par des spécialistes, on élimine d’office le risque d’erreur et qu’aucun document important ne sera supprimé même si cette destruction concerne plusieurs milliers d’entre eux.